L’uso più noioso dell’IA è quello che i dentisti vogliono davvero.

I numeri vengono dal CAQH Index, come riportato da ADA News sull’edizione 2024. “The largest increase in administrative spending in the dental industry came from eligibility and benefit verification spending, which increased by 15% to $2.1 billion” [«L’aumento più grande della spesa amministrativa nel settore dentale è venuto dalla spesa per la verifica dell’idoneità e delle prestazioni, cresciuta del 15% fino a 2,1 miliardi di dollari»] 2. Non è una stima di un fornitore. È una misura di settore di quanto costa questo lavoro.

Come funziona la verifica? In tre modi. “Verification checks can be done fully electronically through an automated transaction that is mandated by the Health Insurance Portability and Accountability Act to meet certain standards; partially electronically through a plan portal; or manually by phone, fax, email or mail” [«Le verifiche si possono fare in modo interamente elettronico, con una transazione automatizzata che l’Health Insurance Portability and Accountability Act impone di conformare a determinati standard; in parte elettronicamente, tramite il portale del piano assicurativo; o a mano, per telefono, fax, email o posta»] 2.

La transazione elettronica esiste. Allora perché i team entrano ancora nei portali e restano in attesa al telefono? Mark A. Moats, D.M.D., presidente del Council on Dental Benefit Programs dell’ADA, ha spiegato che “providers indicated in the CAQH Index that they often do not obtain robust enough information through the automated transaction to be reliable. These limitations have led to continued reliance on plan portals for verification, which can be more time consuming and costly for providers and their teams” [«i fornitori di cure hanno indicato nel CAQH Index che spesso non ottengono, attraverso la transazione automatizzata, informazioni abbastanza solide da essere affidabili. Questi limiti hanno portato a continuare ad affidarsi ai portali dei piani per la verifica, il che può richiedere più tempo e costare di più agli studi e ai loro team»] 2. E i portali non sono tutti uguali. “The portals, which are maintained by insurance companies, vary in requirements and formats, making verification more complex, according to the report” [«I portali, gestiti dalle compagnie assicurative, variano per requisiti e formati, rendendo la verifica più complessa, secondo il rapporto»] 2.

Che cosa c’è in gioco? “The potential cost savings of switching to automated electronic checks from portals or manual processes increased by 7% to $580 million for the dental industry” [«Il risparmio potenziale del passaggio a verifiche elettroniche automatizzate da portali o processi manuali è cresciuto del 7% fino a 580 milioni di dollari per il settore dentale»] 2. Il CAQH Index 2025 riporta una “$1.9B Dental industry cost savings opportunity” [«opportunità di risparmio per il settore dentale di 1,9 miliardi di dollari»], osservando che “In dental, lower transaction costs across modes reduced the overall savings opportunity” [«Nel dentale, costi di transazione più bassi in tutte le modalità hanno ridotto l’opportunità complessiva di risparmio»] 3. Leggi questi numeri con attenzione. Vengono da edizioni diverse, e descrivono il divario tra il lavoro manuale o tramite portale e le transazioni elettroniche standard. Non sono risparmi dovuti all’IA. Le fonti citate qui non dimostrano che l’IA colmi quel divario, e non farò finta che lo facciano.

Ecco che cosa sostengono i dati. Alcuni dentisti usano già l’IA per la verifica, e circa un terzo prevede di farlo 1. Nel settore sanitario più ampio, “More than half of plans and one-quarter of providers now use AI, with provider use focused on administrative tasks such as eligibility checks, note-taking, and patient communications” [«Più della metà dei piani assicurativi e un quarto dei fornitori di cure ora usano l’IA, e i fornitori la usano soprattutto per attività amministrative come la verifica dell’idoneità, gli appunti e le comunicazioni con i pazienti»] 3. Quel dato copre insieme medicina e odontoiatria, quindi prendilo come contesto, non come riferimento per il dentale.

Allora, l’IA può fare la verifica dell’assicurazione dentale? Secondo me può prendersi parti del lavoro dentro un processo definito, con una persona che gestisce le eccezioni. Non cito tassi di accuratezza né minuti risparmiati, perché i dati pubblicati che cito non li forniscono, e i numeri dei fornitori non sono prove.

Perché richiede così tanto? Perché la transazione automatizzata spesso non restituisce abbastanza informazioni su cui fare affidamento 2. Perché il ripiego è un portale, e i portali variano per requisiti e formati 2. Perché l’ultima risorsa è telefono, fax, email o posta 2. Il ritardo è strutturale. Sta nei dati, non solo nella tua segreteria.

Esternalizzare o automatizzare? Penso che sia l’impostazione sbagliata. Sono due modi di comprare la stessa cosa: qualcuno, o qualcosa, che fa girare il tuo processo. Le domande sono le stesse in entrambi i casi. Chi è responsabile dell’eccezione quando una verifica torna incompleta? Dove viene registrato il risultato, e chi può vederlo? Che cosa succede quando un portale cambia formato? Quanto paghiamo per verifica, tutto compreso, e quanto pagavamo prima? Se la risposta a una di queste è “ci pensa il fornitore”, non hai un processo. Hai una speranza.

Che cosa va nel modulo? In termini generali: il piano, l’assicurato titolare, lo stato di idoneità e le categorie di limiti che il piano applica, come i limiti di frequenza. I campi specifici dipendono dal tuo studio e dal tuo software. [DA VERIFICARE: campi generici del modulo di verifica, nessuna fonte pubblica citata] Quanto dovrà pagare un paziente è un’altra conversazione, e qui non do consigli in merito.

La verifica tocca informazioni sui pazienti. Questo cambia lo status legale del fornitore. L’HHS è esplicito: “When a covered entity engages the services of a CSP to create, receive, maintain, or transmit ePHI … on its behalf, the CSP is a business associate under HIPAA” [«Quando un soggetto coperto si affida ai servizi di un CSP per creare, ricevere, conservare o trasmettere ePHI … per suo conto, il CSP è un business associate ai sensi dell’HIPAA»] 6. Quindi chiedi se il fornitore firma un business associate agreement. Niente BAA, niente accordo.

Non accettare la frase “HIPAA compliant” su una pagina commerciale come un sigillo. L’HHS non certifica prodotti. Con le parole dell’agenzia, “OCR does not endorse, certify, or recommend specific technology or products” [«L’OCR non approva, certifica né raccomanda tecnologie o prodotti specifici»] 6. Un fornitore può descrivere le sue misure di sicurezza. Non può darti un sigillo del governo.

La FTC ha la sua domanda per chiunque venda IA: “Are you exaggerating what your AI product can do?” [«Stai esagerando quello che il tuo prodotto di IA sa fare?»] 7 Chiedi al fornitore di rispondere per iscritto. Chiedi prove, non promesse.